オフィスの設計を依頼する前に学んでおきたい「７つの知識」

設計者：守谷昌紀さん

このブログを見に来てくださる方の中には、起業しスタッフを雇用することにした、これまで使ってきたオフィスが手狭で引っ越すことになったなど、オフィスにまつわるお悩みをお持ちの方もいらっしゃることでしょう。

建築家の仕事は、住まいにまつわるものだけではありません。
人が往来し、滞在する場所には必ず建築家の手による作品が必ずあります。

最低でも１日の３分の１の時間を過ごすオフィス。
オフィスがオシャレだと人材採用にも好影響を与えますし、迎え入れるお客様にも強い印象を与えることができます。

そんなオフィスを快適なものとするための設計のポイントにはどんなものがあるかご存知でしょうか。
もちろん、専門家である建築家が一番の「知恵者」ではありますが、相談するに先立ち知っておくとよいことをピックアップしてみます。

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１．ゾーニング計画

特にワンフロアのオフィスにしたい場合に重要なのがこの「ゾーニング計画」。
ごく一般的な業務を行うエリアと、重要事項をさえ取り扱う役員室などをひとつのフロアに存在させるには、緻密なゾーニング計画が重要です。
その他にも、総務、会議、応接、倉庫（書庫）、リフレッシュエリアなど、独特の性質を持つゾーンが形成されなければなりません。

また、各個人に貸与するPCの情報を最新のものにしおてくために、社内にサーバ室を設けるケースもあるかもしれません。
特に配慮しなくてはならないのは、応接室でしょう。
応接室は、外部から見た会社のイメージに直結する場所です。
更に危機管理面から考えると、社内で飛び交う情報（会話・PC内データ）に触れることのない場所に配置する必要があります。
全社が一体感を持ちながらも、各々の役割に干渉しすぎないゾーニング計画こそが、仕事の効率を左右するのです。

２．動線計画

エリアをどうつなぐのかが、この動線計画。
通路は必ず回遊性を持たせるように考えたいものです。
これには二つの側面があります。

一つ目は、通路の突き当りのデスクに着くスタッフの孤立感が挙げられます。
スタッフ間のコミュニケーションの輪から外されてしまったという気分に陥ることも考えられます。

また、二つ目は避難経路としての面です。
不幸にも火の手が上がってしまった時、悪意を持って社内に立ち入る人間から逃げるときには、この「回遊性」が重大な役割を担います。
いわゆる「袋小路」となる場所を作ってはならないのです。

３．フリーアドレス

一般のスタッフのデスクを「固定しない」方法で、１０年ほど前から流行し始めました。
このフリーアドレスのメリットは

• デスクに個人の荷物が溜らない
• 組織内での上下関係を強く意識させない
• 部署を越えたコミュニケーションの活性化による業務のシナジー効果
• 自由に好みの場所に移動できることからくるリフレッシュ効果

が挙げられます。

もちろんメリットだけではありません。

• 「個人に着く」仕事の書類の保管・管理の場所をどう確保するか
• 好まれるデスクが重複する傾向があれば、スタッフ間の心理状況にどう対応するか
• 社外からの電話連絡にどのように対応するかの充分なシミュレーション

のような「デメリット」ともなり得る側面もあります。

４．照明計画

デスクワークに適した明るさ、照明の色調など、照明がビジネスにおいてプラスに働くことも、マイナスに働くこともあるのは周知の事実。
単に明るければ良いというものではありません。
先のゾーニング計画に則って、それぞれの性質に合わせた照明計画が必要です。

もちろん主流は、省エネを狙ったLED照明。
現在では照度・色調を変化させることのできるものもあり、時間帯や季節、取り組んでいる仕事内容に合わせて変化させることが可能です。
集中するために脳をクールダウンさせる色調が必要なのか、会議後に少しリラックスした方が良いのかなど、シーンに合わせた「明るさ」「色合い」を使い分けることもできます。

５．狭くても諦めない「収納」

一人一人が使用できるスペースが狭くても、デッドスペースはあるものです。
デスク上部の空間は使えませんか？
子ども用学習机のように、デスク上部に棚がついた商品もあります。
ロッカースペースが確保できなくとも、デスクにミニロッカーがついた商品もあります。
ジャケット１枚、ビジネスバッグならばこのミニロッカーでも充分収納できます。
スペースを確保できないのであれば、ファニチャー（オフィス用家具類）で解決することも充分可能なのです。

６．オフィスの顔である受付

来客のある業種でしたら、一番気を使うところかもしれません。
この受付から応接室までが、お客様が立ち入るゾーン。
このエリアにどれだけの美意識と機能美を持たせるかが、設計の力を借りるべきポイント。
自分の会社をどんなイメージで受け取って欲しいのかといった、自分たちが提供できるものの印象をコントロールするのに重要なエリアです。

おもてなしのために必要な給湯室との位置関係も大事でしょう。
人の印象は数秒で決まり、その第一印象は長期間続くと言います。
この受付から応接エリアまでの印象が、会社そのものの印象につながる「顔」。
ここに一番神経を使わなくてはならない業種・業態があるのも事実です。

７．「個人プレイ」が必要な業種であれば、プライベートゾーンを

仕事が組織に着くのではなく、個人に着くことが顕著な業種・業態であれば、個々のスタッフのプライベートゾーンの確保も必要となってくるはずです。
目の前の仕事に集中できるよう、他のスタッフの動きや会話が五感に影響しないよう、きちんと仕切ってしまわなくてはならないこともあるかもしれません。
自分の会社や各々の仕事の持つ性質をきちんと見極めることで、このようなプライベートゾーンの要・不要を決定してください。

予算が限られているのであれば、パーテーションの活用により類似の効果を得ることができます。
人の背丈より若干低い高さがあれば充分かもしれません。
デスクに着席すればPCや資料に集中でき、必要な時は立ち上がれば他の席のスタッフともコミュニケーションが図れます。
パーテーションであれば、オフィスのレイアウト変えの際にも有効に働きます。
男性が数人いれば、レイアウト変更に伴う作業も自分たちで行えるからです。

オフィスの設計に伴うニーズ

オフィスの機能は、そのままズバリ、作業効率などの面で事業収益に反映されるケースすらあります。
無駄を省くのと同時に、少しだけ遊び（リラックス）エリアを設けるのが近年の主流。

過去には喫煙室が、リラックスやコミュニケーションの舞台であった時代もありました。
今では禁煙が当たり前になってきたため、このコミュニケーションの場がなくなったと嘆く向きもあるほど。
このような、ちょっとしたリフレッシュやコミュニケーションに資する場所も必要なのです。

オフィスの設計を依頼する際に、少しだけ知っておくと良いポイントが７つありました。

1. ゾーニング計画
   部署ごとに担う仕事が異なる。
   それぞれの関連性を充分に検討した上での配置が必要。
2. 動線計画
   ゾーニングしたエリア間をどうつなぐのかが効率につながる。
   危険回避のためにも「回遊性」が重要。
3. フリーアドレス
   書類の山積みなどを避けるために、あえて個人のデスクの場所を固定しない方法。
   スタッフの心理的サポートも必要なため、充分に体制も考えておく必要がある。
4. 照明計画
   エコにつながるLEDを採用。
   明るさだけでなく色合いのコントロールもできるものがある。
5. 狭くても諦めない「収納」
   広さを確保できないのであれば、デッドゾーンの徹底活用を。
   それらのニーズに応えるファニチャー類で解決できる。
6. オフィスの顔である受付
   受付から応接室がその会社の「顔」となる。
   美しさと同時に、機能性を求められる重要ポイント。
7. 「個人プレイ」が必要な業種であれば、プライベートゾーンを
   業種・業態によっては、個人が手持ちの仕事に集中できる作りにする必要がある。
   パーテーションなどファニチャー類で解決できることもある。

自分の会社の業務性質を熟知していなければ、建築家に効率よくニーズを伝えることはできません。
スタッフ間のコミュニケーションの密度がどの程度必要なのか、がキーワードになりそうです。
今では、「ベンチマーク」と呼ぶオフィスの見学会を開いている会社もありますから、このような機会を充分に活用しながら、知恵・知識を自分なりに蓄積しておくと良いでしょう。

このような知識を持ち、「自分の会社ならどうしたい」という仮説があるのかないのかで、建築家との打ち合わせの時間や密度が変わってくるはずです。
自らのニーズをきちんと理解し、伝えることができるようになっていれば、理想的なオフィスにぐっと近づけるでしょう。